QUẢN LÝ CÔNG VIỆC THEO PHƯƠNG PHÁP GETTING THINGS DONE (GTD)

Đây là bài chia sẻ của Joerg Friedrich – một tác giả, nhà sử học người Đức. Tác giả của cuốn sách nổi tiếng Der Brand (Xuất bản năm 2002) về Chiến tranh thế giới thứ II, tựa đề tiếng Anh là The Fire (Xuất bản năm 2006).

Quản lý công việc theo phương pháp GTD

David Allen trong cuốn sách “Getting Things Done” mô tả một phương pháp quản lý công việc cá nhân. Ông đề xuất phân loại tất cả “thứ” xuất hiện trong tâm trí của bạn, trên bàn làm việc hoặc máy tính của bạn theo một chương trình cụ thể. “Các thứ- Stuff” được David Allen định nghĩa là:

“Bất cứ điều gì bạn cho phép vào thế giới tâm lý hoặc thể xác của bạn mà không thuộc về đâu cả, nhưng bạn chưa xác định kết quả mong muốn và bước hành động tiếp theo.”

Chúng tôi gọi thứ này là các hạng mục từ đây. Ví dụ cho các hạng mục như vậy có thể kể đến như ý tưởng, điểm mở, vấn đề, báo cáo lỗi, yêu cầu của khách hàng, kế hoạch đi du lịch, v.v.. Bạn không thể kiểm soát được các hạng mục này khi nào thì tìm đến bạn, nó sẽ đến với bạn trong mọi trường hợp.

Tất cả các hạng mục được thu thập trong giỏ hàng cá nhân của bạn. Giỏ hàng có thể là hộp đựng điện tử, hoặc thùng chứa vật lý như hộp trong văn phòng của bạn hoặc kết hợp cả hai. Bạn phải thường xuyên xem lại tất cả các hạng mục trong giỏ hàng của bạn. Có ba kết quả có thể xảy ra từ phân tích này:

Một hạng mục là “có thể hành động”, nghĩa là, để có được kết quả mong muốn được kích hoạt bởi hạng mục này mà bạn phải làm điều gì đó
Một hạng mục là “không thể thực hiện được”, bạn chỉ cần phải để nó lại sử dụng sau này hoặc tham khảo
Một hạng mục khác yêu cầu một loạt các hành động cần thực hiện, có thể liên quan đến nhiều người và kéo dài trong một khoảng thời gian dài. Như một kết quả của quá trình phân tích, bạn tạo hoặc sửa đổi thành “các hạng mục được lên kế hoạch”. “Các hạng mục được lên kế hoạch” có thể là một phần của cấu trúc phân tích công việc của dự án (work breakdown structure), một cấu trúc sản phẩm (Scrum product backlog)
Đối với các hàng mục không có tính hành động, bạn có thể xếp chúng vào ba giỏ:

Thùng rác, bạn không phải xem xét hạng mục này nữa.
Vườn ươm. Tại đây, bạn đặt các hạng mục không yêu cầu bất kỳ hành động nào vào thời điểm hiện tại hoặc trong tương lai gần, nhưng có thể phải được xem xét sau. Các hạng mục này như là điểm kết tinh cho công việc trong tương lai. Ví dụ về các hạng mục trong giỏ này là ý tưởng, yêu cầu tính năng, cải tiến, v.v..
Tài liệu tham khảo. Giỏ này có chứa vật liệu mà bạn có thể cần một ngày nào đó, ví dụ: Câu hỏi thường gặp, yêu cầu, tiêu chuẩn,..
Đối với hạng mục có thể hành động bạn có ba giỏ có thể đặt chúng:

Các hành động tiếp theo. Đây là nơi bạn đặt các hạng mục mà bạn muốn làm việc trong tương lai gần. Không có kế hoạch thực sự hoặc thời hạn cụ thể cho các hành động tiếp theo. Nếu có thời hạn hoặc ngày tháng phải được xem xét, các hạng mục này phải được đặt vào giỏ lịch. Các tác vụ tiếp theo có thể là các cuộc gọi, yêu cầu hỗ trợ, các tính năng để làm việc, v.v..
Lịch. Đây là nơi bạn đặt tất cả các hành động có mối quan hệ chặt chẽ với ngày hoặc giờ này, ví dụ như thời hạn hoặc thời gian họp, hoặc tương tự. Lịch bao gồm ba loại hạng mục: các cuộc hẹn, các hoạt động cụ thể theo ngày, và thông tin cụ thể theo ngày, những gì bạn muốn biết vào một ngày cụ thể
Ủy thác/chờ đợi. Giỏ này chứa các hành động mà bạn đã ủy quyền cho người khác. Đặt các hành động vào giỏ này sẽ tự động chuyển hạng mục này sang người khác trong giỏ hàng. Bạn giữ một lời nhắc trong giỏ hàng của mình
“Các mục được lên kế hoạch” sẽ được rà soát thường xuyên. Một phần của các hạng mục trong giỏ này có thể được chuyển đến một trong những giỏ hành động có thể thực hiện được, hoặc được sửa đổi.

TRONG GIỎ HÀNG
Giỏ hàng là bộ sưu tập bất cứ thứ gì bạn quan tâm. Tiêu biểu là e-mail từ các đồng nghiệp hoặc khách hàng, các cuộc gọi điện thoại, các cuộc họp, các ý tưởng, tài liệu và hành động do người khác ủy thác cho bạn. Bạn thường xuyên xem lại giỏ hàng, ví dụ vào mỗi buổi sáng. Miễn là bạn không chuyển một hạng mục từ trong giỏ hàng đến một trong những giỏ không thể thực hiện, giỏ hành động, hoặc giỏ hàng các hạng mục được lên kế hoạch, thì các hạng mục sẽ vẫn nằm trong giỏ hàng của bạn. Mục tiêu của bạn là hãy thường xuyên đưa giỏ hàng của bạn vào trạng thái trống rỗng. Các hạng mục sẽ hiển thị trong giỏ hàng của bạn nếu bạn mới chịu trách nhiệm cho một hạng mục theo chương trình RACI (mô hình phân định trách nhiệm công việc). Đây là trường hợp khi một hạng mục được tạo ra cùng với bạn với tư cách là người chịu trách nhiệm, hoặc khi bạn phải kế thừa trách nhiệm về hạng mục mà người khác chịu trách nhiệm trước đây.

CÁC HÀNH ĐỘNG TIẾP THEO
Giỏ hành động tiếp theo là trung tâm của các hoạt động được quản lý hàng ngày của bạn. Nó chứa tất cả các vật dụng mà bản thân bạn muốn xử lý càng sớm càng tốt. Chỉ có bạn mới có thể đặt những đồ trong giỏ này chứ không phải ai khác.

Các mục cần được thực hiện bởi một ngày cụ thể hoặc thời gian bạn đặt vào giỏ lịch. Các hạng mục mà bạn đã ủy quyền thì đưa vào giỏ uỷ thác / chờ đợi.

Khi một hạng mục đã được chuyển giao cho người khác có trách nhiệm hoặc đã bị đóng, nó sẽ bị xóa khỏi danh sách hoạt động tiếp theo.

CÁC HẠNG MỤC ĐƯỢC LÊN KẾ HOẠCH
Một hạng mục có thể có nhiều hơn một hành động để thực hiện, và có thể liên quan đến một số người khác. Các hạng mục này được chuyển đến giỏ hàng “Các hạng mục được lên kế hoạch” và chi tiết hơn ở đó.

Các mục được lên kế hoạch thường được tổ chức theo cấu trúc phân chia công việc dự án như truyền thống, cấu trúc sản phẩm hoặc số lượng tồn kho của sản phẩm, phát hành khoản nợ thừa hoặc số dư còn lại. Nó nằm ngoài phạm vi của bài viết này để mô tả làm thế nào để phát triển các cấu trúc như thế. Nhìn chung, nên sắp xếp các hạng mục công việc trung gian và sản phẩm cuối cùng là tài liệu, tính năng, phần mềm, phần cứng, sản phẩm máy móc… Điều này giúp bạn dễ dàng đo lường sự tiến triển công việc hơn. Việc cấu trúc các hạng mục theo kế hoạch cùng hành động sẽ không khôn ngoan, như “yêu cầu viết”. Vì vậy, thay vì phát triển cấu trúc phân tích sự cố thực sự, bạn nên phát triển giống như cấu trúc phân tách tài liệu.

Kế hoạch dự án có thể kéo dài trong nhiều tháng hoặc thậm chí vài năm. Trong khi tiến hành, kế hoạch có thể phải được tinh chế và sửa đổi.

LỊCH
Giỏ hàng Lịch chứa ba loại hạng mục :

Cuộc hẹn
Hành động cụ thể trong ngày
Thông tin cụ thể trong ngày
Các cuộc hẹn bạn đã thực hiện, ví dụ như tham dự một cuộc họp dự án, hoặc thăm khách hàng. Điều này đòi hỏi bạn phải có mặt tại một thời gian và địa điểm nhất định.

Hành động cụ thể trong ngày là những việc bạn cần phải làm cho đến khi nào đó hoặc trong một ngày cụ thể, ví dụ như gọi điện cho a, hoặc hoàn tất viết một đề xuất bán hàng. Thời gian bạn làm việc này không quan trọng.

Thông tin cụ thể trong ngày là điều bạn muốn biết vào một ngày cụ thể. Ví dụ, bạn cần một số đầu vào cho dự án để lập kế hoạch hành động, hoặc bạn đang cố gắng tổ chức một cuộc họp và bạn cần lời đồng ý của những người được mời. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc ở đây, ví dụ như khi bạn muốn gọi ai đó sau khi họ trở về từ một chuyến công tác.

ỦY THÁC/CHỜ ĐỢI
Nếu bạn không phải là người phù hợp để làm hạng mục đó, bạn có thể ủy thác nó. Bạn cần một lời nhắc nhở rằng bạn đã chuyển hạng mục cho người khác.

Giỏ hàng uỷ thác/chờ đợi chứa những hạng mục bạn đã ủy thác cho người khác và chưa được hoàn thành. Trong giỏ hàng ủy thác/chờ đợi, bạn giữ một bản sao của hạng mục ban đầu, trong khi bản gốc đi đến người được ủy thác trách nhiệm. Trong một hệ thống điện tử bạn có thể giữ một liên kết đến các hạng mục gốc trong bản sao của bạn. Bạn có thể gắn thẻ bản sao này với ngày theo dõi cá nhân để được nhắc nhở xem xét hạng mục này vào một ngày cụ thể.

RÁC
Khi các hạng mục được vào trong giỏ hàng của bạn, có thể có nhữnghạng mục không yêu cầu hành động của bạn hay bất kỳ ai khác và không chứa thông tin có giá trị để giữ. Những hạng mục như vậy bạn có thể trực tiếp di chuyển vào thùng rác. Bạn nên thường xuyên để trống thùng rác.

VƯỜN ƯƠM
Giỏ vườn ươm cho phép bạn thu thập những thứ không khẩn cấp, nhưng bạn đôi khi cần trong tương lai. Các đồ vật trong giỏ vườn ươm là điểm kết nối của các hoạt động và dự án tương lai. Bạn có thể nghĩ đến chiếc giỏ này như một “bãi đậu xe cho các dự án trong tương lai”.

Ví dụ: khách hàng của bạn đã cho bạn một số ý tưởng tốt về cách cải tiến sản phẩm. Tuy nhiên, tại thời điểm này bạn không có khả năng đưa các tính năng này vào các bản phát hành sản phẩm tiếp theo vì nó yêu cầu thiết kế lại. Lúc này, bạn hãy đặt ý tưởng đó vào giỏ vườn ươm. Hãy thường xuyên xem lại giỏ này vì trong tương lai bạn có thể thực sự triển khai áp dụng các ý tưởng đó vào dự án của bạn.

THAM KHẢO/YÊU THÍCH
Giỏ tài liệu tham khảo là nơi bạn thu thập thông tin có giá trị cho bạn hoặc người khác. Điều quan trọng là bạn phải sắp xếp các mục ở đây theo các loại phù hợp để giúp bạn dễ dàng lấy ra khi cần.

Các ví dụ về các hạng mục trong giỏ tham khảo là các tiêu chuẩn, thuyết trình, hợp đồng, và các tài liệu cụ thể của dự án. Ngoài ra, sẽ rất hữu ích khi bạn có một thư mục dùng chung trong giỏ hàng tham khảo, nó sẽ không liên quan tới bất kì các loại hạng mục nào còn lại trong giỏ này.

NGUỒN : THEO SAGA.VN