Xuất phát từ thực tiễn công tác quản lý hồ sơ đoàn viên theo phương thức truyền thống còn gặp một số hạn chế như dữ liệu chưa đồng bộ, việc cập nhật thông tin còn mất thời gian, công tác tra cứu và lưu trữ hồ sơ chưa thật sự tối ưu, Ban Chấp hành Đoàn khoa đã chủ động nghiên cứu, xây dựng mô hình số hóa nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới, nâng cao chất lượng công tác Đoàn trong tình hình mới.
Theo đó, Đoàn khoa đã tiến hành rà soát toàn bộ hồ sơ đoàn viên đang sinh hoạt tại các Chi đoàn, thực hiện kiểm tra, đối chiếu và chuẩn hóa các thông tin liên quan như hồ sơ cá nhân, quá trình sinh hoạt Đoàn, chuyển sinh hoạt, đánh giá xếp loại đoàn viên, quá trình tham gia phong trào, khen thưởng, kỷ luật và các nội dung liên quan khác.
Trên cơ sở dữ liệu được rà soát, hệ thống quản lý số hóa tập trung được xây dựng thông qua các nền tảng dữ liệu trực tuyến, giúp lưu trữ thông tin đoàn viên một cách khoa học, đồng bộ và bảo mật. Dữ liệu được phân loại theo từng khóa học, từng Chi đoàn và từng lớp nhằm tạo thuận lợi trong công tác quản lý, theo dõi, thống kê và khai thác thông tin khi cần thiết.
Song song đó, Ban Chấp hành Đoàn khoa cũng thường xuyên cập nhật các biến động về nhân sự đoàn viên như kết nạp đoàn viên mới, chuyển sinh hoạt Đoàn, thay đổi thông tin cá nhân và kết quả đánh giá, phân loại đoàn viên nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời của hệ thống dữ liệu.
Để mô hình vận hành hiệu quả, Đoàn khoa đã tổ chức hướng dẫn và tập huấn cho đội ngũ cán bộ Đoàn tại các Chi đoàn về quy trình cập nhật dữ liệu, sử dụng nền tảng quản lý cũng như nâng cao nhận thức trong công tác bảo mật và khai thác thông tin. Đồng thời, mô hình còn được lồng ghép phục vụ công tác thống kê, xét thi đua, tổng hợp minh chứng hoạt động và xây dựng các báo cáo định kỳ của tổ chức Đoàn.
Sau quá trình triển khai, mô hình đã góp phần chuẩn hóa và đồng bộ hóa dữ liệu đoàn viên trong toàn khoa, giúp công tác tra cứu, tổng hợp và báo cáo thông tin được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn, giảm đáng kể khối lượng công việc hành chính cho đội ngũ cán bộ Đoàn.
Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ số còn góp phần nâng cao kỹ năng quản trị dữ liệu, năng lực chuyển đổi số của đội ngũ cán bộ Đoàn, tạo tiền đề quan trọng để từng bước hiện đại hóa công tác Đoàn – Hội tại Khoa Công nghệ Động lực.
Với tinh thần đổi mới, sáng tạo và thích ứng cùng xu thế chuyển đổi số, mô hình “Quản lý số hóa sổ Đoàn – Chuẩn hóa dữ liệu đoàn viên, nâng cao hiệu quả quản lý” không chỉ mang lại hiệu quả thiết thực trong công tác quản lý đoàn viên mà còn thể hiện quyết tâm của tuổi trẻ Khoa Công nghệ Động lực trong việc xây dựng tổ chức Đoàn ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại và hiệu quả.
